Liten checklista för förändringsarbete i skolan
Ja, jag vet, checklistor är inte allas favorit. Och kanske inte heller alltid min. Visst är det så att metoder, modeller, konkret arbete inte görs utifrån listor och checkboxar, det vet nog de flesta vid det här laget. Men jag vill ändå här hävda dess värde och funktion, inte minst vid vissa moment i ett förestående förändringsarbete.
Antag att du står inför ett beslut. Som verksamhetschef måste du nu starta arbetet med att strukturera om i verksamheten för att få ordning på de konflikter och det dåliga arbetsklimat som varit gällande en längre tid i arbetslaget. Du vet att det kommer att krävas en hel del arbete av dig men även av alla inblandande parter och du ser framför en period på mellan 4-6 månader innan ni har vänt utvecklingen helt om. Samtidigt är du helt och fullt upptagen av det dagliga, operativa arbetet och du skulle verkligen behöva ha ett lite längre samtal med din chef angående detta. Chefen känner till att du haft detta ”problem” över dig men är egentligen inte mer insatt än så. Detaljkännedom saknas
Du vet nu själv att du kan göra detta arbete, du har gjort det förut och vet vilka steg som behöver tas och i vilka riktningar olika beslut kan föra verksamheten men behöver stöd för att genomföra det. Du är inte riktigt klar över exakt vilket stöd men har en vag idé om att det kan behövas lite förstärkning under period, för dig och för arbetslaget.
Nu kommer checklistan väl till pass. För att sortera dina tankar, göra bilden mer tydlig är den ovärderlig och kommer hjälpa dig i ditt kommande samtal med chefen men även framöver i arbetet.
Du tar fram ett tomt ark och börjar skriva:
1) Hur många andra projekt; förändring, förbättring eller utveckling har jag/vi idag pågående runt om i verksamheterna? Kan några pausas? Tas bort? Delegeras?
Det är väl känt att för många projekt samtidigt i verksamheterna blir ohanterbart så detta är en mycket viktig punkt för dig att reflektera över.
2) Förändringen du vill genomföra har någon slags förankring i verksamhetens strategiska mål.
Det är viktigt att utåt och inåt kunna motivera förslag till förändringar. Det har extra stor effekt om du kan koppla just detta specifika projekts förändringsförslag till något mer övergripande mål för verksamheten i sin helhet.
3) Den metod, det arbetssätt du vill använda har någon form av koppling till tidigare beprövade metoder eller erfarenheter, vetenskapliga eller vardagsnära, praxiskända.
Trovärdighet och trygghet för de berörda kan förstärkas ytterligare genom att man tydligt talar om och kommunicerar hur man tänker genomföra projektet samt att det har provats förr med gott resultat. Att slå undan föreställningar att detta är chefens egna påhittade modell är viktigt och lugnar eventuell oro.
4) En analys över möjligheter och risker görs. Du kan redogöra för olika alternativs utfall.
Att göra detta visar på att du tar förändringsarbetet på allvar, att du är beredd att ta på dig ansvar för din del i projektet. Du kan inte och behöver inte förutsäga allt; det är omöjligt men du kommer att känna dig tryggare när du måste fatta beslut senare i processen.
5) Du har skissat upp en plan över hur du vill implementera förändringsprojektet.
Förbereda är en sak, övertyga och starta upp är en annan. Att tänka igenom vad du behöver i resurser för att förankra och starta upp är viktigare än man kan tro. Kom ihåg att du troligen ligger flera steg före de andra i tankearbetet och att du får vara beredd att möta projektdeltagarna där de är.
6) Projektet kommer att utvärderas (tidpunkt, vad, effekt) och delges samtliga inblandade.
För att kunna lära av de erfarenheter ni gör i ert projekt, justera utefter de upptäckter ni gjort och inte minst fira era framgångar är denna punkt viktig att ha med.
Lycka till med ert projekt!
Per Röjfors